Lifestyle

Digitalizacja domowego biurka


Zastanawiam się nad stworzeniem repozytorium archiwum, do którego mógłbym dodawać skany dokumentów i paragonów, a w razie konieczności mógłbym w przeciągu paru sekund uzyskać dostęp. W teorii jest to proste do realizacji, w praktyce takie oczywiste to nie jest.

Remont

Moi rodzice zafundowali sobie wielki remont w domu, przez co nie mam czasu ani na rowerowe wyprawy ani tym bardziej blogowe sprawy jednak nie znaczy to że leniuchuję. Postanowiłem przy okazji  odświeżyć moje cztery kąty, wprowadzając na nowo porządek zarówno w dokumentacjach, z kablami jak i innymi rzeczami. Jednym słowem – minimalizacja wszystkiego.

Paperless

Kiedyś trafiłem na bloga produktywnie, który  podjął się wyzwania pod nazwą paperless, polegającego na ograniczeniu ilości papieru w biurze i otoczeniu. Zacna idea, którą warto zastosować nawet w prywatnym życiu. I właśnie przed takim wyzwaniem właśnie stoję.

Założenia

Tak właśnie narodziła się idea repozytorium (archiwum) dokumentów (zapewne stara jak świat) w moim wydaniu. Są środki które ułatwiają realizację moich pomysłów, podobnie jak fundusze na komercyjne narzędzia z kilkuletnią licencją.

biurko

Łatwy dostęp do dokumentów Przede wszystkim zależy mi na szybkim dostępie do dokumentów w dowolnej chwili i z dowolnego miejsca.

Bezpieczeństwo Traktuję to jako przeciwwagę do łatwego dostępu ale jest to bardzo ważny szczegół, od którego zależy ostateczny kierunek całości moich działań. W dobie wirtualizacji chmur, żadna z nich nie gwarantuje 100% bezpieczeństwa. Wystarczy przypomnieć sobie wpadkę DropBox czy gDocs, żeby zasiać wątpliwości.

OCR. Tak sobie myślę, że mile widzianym narzędziem byłby wirtualny OCR, który zamieniałaby zdjęcia na tekst, podobnie jak PDFy do postaci edytowalnej. Choćby w celu łatwiejszego wyszukiwania bo oryginalne skany i tak będą potrzebne.

Realni kandydaci

I tak myślę o Google Docs oraz OneDrive. Google Docs jest naturalnym kandydatem, choćby ze względu na integrację usług google z androidem. Zaś OneDrive to kolejna świetna usługa, gdzie trzymam notatki (oneNote RLZ) oraz jest mocno integrowane z systemem windows 8.1, którego teraz jestem użytkownikiem. Zastanawiam się, czy warto wszystkie dokumenty zeskanować / obfotografować? Większość faktur otrzymuję drogą elektroniczną ale nie wszystkie dokumenty nadają się do digitalizacji.

Istniejące rozwiązania

Pod koniec 2013 roku wielkim przebojem w polskiej blogosferze był start usługi ToCoMoje, które zajmowały się digitalizacją paragonów i przechowaniem tego u siebie. Idea jest prosta, rozwiązanie także ale jak każdy startup musi z czegoś żyć, mieć konkretny plan biznesowy. Z FAQ wyczytałem, ze wyrażamy zgodę na przetwarzanie danych i otrzymywanie reklam itp., co zdecydowanie wyklucza całą ideę.  Polecam lekturę dyskusji na blogu Zero Zero Siedem.

Sprzedawca musi respektować e-paragony

Inny problem to pytanie, czy sklepy będą akceptować e-paragony? TechLaw rozwiał wątpliwości w temacie paragony w mobilnych aplikacjach

W kwestii digitalizacji papierków z jakimi ciekawymi rozwiązaniami spotkaliście się? Jakie jest Wasze doświadczenie i w jaki sposób rozwiązaliście problem prowadzenia domowego biura?  

zdjęcie: flickr

Lifestyle
Fabryka VW we Wrześni!
Lifestyle
Marcowa Fuerteventura
Lifestyle
STOP ACTA!
  • radmen

    Dzięki za pomysł. W sumie moim jedynym problemem są paragonu i potwierdzenia wypłaty. W przyszłości (gdy kupię se smartfona) spróbuję zdigitalizować tą część codzienności.

  • Przede wszystkim zamiast bać się chmury bałbym się swojego lenistwa – przy braku OCR nie chciałoby mi się opisywać i tagować każdego paragonu. Za dużo roboty.
    Na szczęście większość i tak mam obfotografowane telefonem i leżą automatycznie w dwóch chmurach – Google`a – te robione jeszcze Soniaszami na androidzie lub MS – te robione już Nokią.
    Tylko teraz wyszukanie czegoś jest mozolne. Na szczęście rzadko mi się przedmioty psują.

    Drugi wątek – OneRing vs gDocs – masz telefon na androidzie co prawda, ale i aplikacja gDrive i OneDrive istnieją i działają. Nie ma się do czego przyczepić. Paragonów za elementy do budowy bomb raczej nie będziesz tam trzymał to i o prywatność nie ma co się przejmować.

    Prywatnie najchętniej postawiłbym domowego OwnClouda na jakimś tanim atomie albo na jakimś NASie wpiętym do LANu. Backup wszystkiego + to co zechcesz. Zwłaszcza, że lubisz się bawić.
    Na swoim miejscu – osoby której nie chce się bawić, a która chce mieć duży backup w sieci zaś [dużo zdjęć w RAWach] myślę nad OneDrive + Office 365. W tej opcji kosztuje to co prawda sporo bo ok 400zł/rok ale poza pełnym Officem dostajesz 1TB miejsca w chmurze MS na swoje pliki, a to baaardzo dużo jak na tą cenę.

  • Łukasz J. (NEKL.)

    hej, może lamowato nie poświęciłem czasu na przeczytanie artykułu o e-paragonach … ale jaki jest z tym problem ?? Sprzedawca musi uwzględnić np. ksero. więc nie widzę problemu z postacią e. Zawsze można to wydrukować prawda ??

    • Oj Jałocha, nie doczytales calego wpisu ;-). To, co poruszyłeś to zaledwie garstka ;)

  • Marcin

    A czemu nie Evernote? Ma OCRa po stronie serwera, jest dostępny na wszystkie platformy, nawet ma dedykowane skanery ;)

    • Tylko zadaj pytanie, czy jest synchronizacja z lokalnym dyskiem ;-)

  • Mateusz

    ja od dłuższego czasu robię w ten sposób i nie trzymam papierów jeśli nie muszę. Do skanowania używam aplikacji na telefon która sama przycina dokument i wrzuca do chmury (w moim przypadku oneDrive bo za 8 pln miesięcznie jest sporo miejsca). W kwestii paragonów też nie wiem w czym problem. Sprzedawca musi respektować zamiast niego wyciąg z transakcji kartowej i tyle. Przestałem się przejmować paragonami dawno temu i prawie od razu je wyrzucam jeśli zapłaciłem kartą. Jeśli chodzi o OCRowanie itp to jasne, fajne tylko po co? ja umieszczam w nazwie pliku datę jej otrzymania (a raczej program sam to robi) i to wystarcza w zupełności. Oczywiście trzeba sobie wyrobić nawyk, że “dostaję fakturę, to cyk” i po problemie. Faktur chyba aż tak dużo nie ma jesli wyeliminuje się paragony.

%d bloggers like this: